Monday, January 31, 2011

Statistik Pengunjung Ke Perpustakaan Anjung Ilmu Bulan Januari

Berikut adalah statistik pengunjung ke Perpustakaan Anjung Ilmu, JBPM Putrajaya untuk Bulan Januari 2011

  • Bil. Pengunjung              = 189 orang
  • Bil. Bahan Dipinjam        = 34 buah
  • Bil. Bahan Dipulangkan  = 19 buah 
  • Bil. Bahan Dirujuk          = 78 buah
  • Bil. Pengguna Internet     = 12 orang 
  • Pertanyaan Rujukan        = 10 orang 

Friday, January 28, 2011

Peribahasa Bulan Januari

1.Dayung sudah di tangan, perahu sudah di air
   Maksud: Segala-gala yang dikehendaki sudah diperoleh.
 
2. Yang lama dikelek, yang baharu didukung
    Maksud : Adat yang lama tetap diamalkan di samping budaya hidup yang baharu.
 
3. Bulat air kerana pembetung, bulat manusia kerana muafakat
    Maksud : Kata sepakat yang dicapai dalam mesyuarat.
 
4. Bara yang digenggam biar sampai jadi arang
    Maksud : Mengerjakan sesuatu yang sukar hendaklah sabar, sehingga mencapai
    kejayaan.
 
5. Ibarat telur sesangkak, pecah sebiji, pecah semua
   Maksud : kesilapan yang dilakukan oleh seseorang menyebabkan orang lain yang
   menerima akibatnya
 
6. Yang bulat tidak datang menggolek, yang pipih tidak datang melayang
    Maksud : Sesuatu benda tidak akan datang tanpa usaha
 
7. Untung anak lelaki cari-carikan, untung anak perempuan nanti-nantikan
    Maksud : orang lelaki yang merisik bakal isterinya.
 
8. Bagai kaca terhempas ke batu
    Maksud : Sangat sedih atau kecewa.
 
9. Ada batang mati, adalah cendawan timbul. 
    Maksud : Walau di mana kita tinggal, akan ada rezeki kita.

10. Ada beras, taruh dalam padi.
      Maksud : Rahsia hendaklah di simpan baik-baik.

Wednesday, January 26, 2011

Resipi Bulan Januari

Resipi 1 : BUBUR AYAM BONDA

Bahan-Bahan :-
2 pot beras 1 dada ayam - potong dadu1 bungkus rempah tumis 2 biji bawang besar - hiris 2 biji bawang putih, halia - tumbuk 1 biji lobak merah - potong dadu2 biji kentang - potong dadu 3 batang serai  
daun sup
garam / gula secukupnya
 
Cara memasak :-
Mua-Mula, panaskan minyak. Kemudian tumiskan rempah, bawang hiris, halia dan bawang putih bersama serai hingga naik bau. Kemudian masukkan air. Bila sudah mendidih, masukkan ayam. Selepas itu masukkan lobak merah dan kentang. Bila sudah mendidih masukkan beras, biar sampai beras itu menjadi kembang. Setelah beras menjadi kembang, masukkan garam dan gula. Akhir sekali, masukkan daun bawang. SELAMAT MENCUBA!

------------------------------------------------------------------

Resipi 2 : CENDAWAN BERINTI

Bahan-Bahan :-
8 biji telur, jenis kecil, direbus dan direndam di dalam air
4 tangkai daun bawang, dicincang
1 camca besar sos cili
1 camca besar sos tomato
1 camca besar mentega
8 keping daging salai
4 biji tomato, dibelah dua
1 camca besar mayonis
Daun salad, dipotong halus
Garam secukupnya
 Lidi Koktel

Cara Membuat :-
Kupas telur dan hiris sedikit pada bahagian tirusnya supaya ia mudah tegak. Hiris bahagian atas telur supaya mudah mengeluarkan kuningnya. Hancurkan kuning telur dan campurkan ia bersama daun bawang, sos cili, sos tomato, mentega dan sedikit garam. Masukkan semula campuran kuning telur ke dalam putih telur tadi.Potong daging salai, lebar sedikit daripada hujung telur dan letakkan daging supaya mudah ditenggekkan tomato. Picitkan mayonis berbintik-bintik pada tomato. Letakkan telur-telur berbentuk cendawan pada salad di dalam piring. Kemudian cucukkan telur tadi pada lidi koktel dan membentuk seperti satey. SELAMAT MENCUBA! 
 
------------------------------------------------------------------

Resipi 3 : CHOCO BANANA SMOOTHIES 

Bahan-Bahan :-
pisang 1-2 biji bergantung kepada saiz pisang.
milo 3-4 sudu besar 
susu segar/ susu sejat 1 cawan
gula (ikut suka)
ais batu 7-8 ketul.

Cara Membuat :-
Masukan kesemua bahan ke dalam blender. Kisar hingga semuanya sebati dan ais tadi telah betul-betul hancur. Kemudian tuangkan ke dalam gelas dan sedia untuk di nikmati. Selamat mencuba!

Thursday, January 20, 2011

Petua Merawat Penyakit

Sekiranya anda mengalami sebarang penyakit, berikut adalah petua untuk merawat penyakit. Selamat Mencuba!

Menghindari Penyakit
Makan sedikit garam kemudian minum segelas air suam pada waktu pagi. Selain dapat menghindari penyakit, ia juga dapat membersihkan jantung dan paru-paru.

Menahan Nafas
Menahan nafas ketika minum air dapat mengekalkan kesihatan badan.


Memulihkan Sakit Jantung
Rebus beberapa tangkai bunga betik jantan bersama air dan sedikit gula. Minumlah air rebusan tersebut sehari dua kali pada waktu pagi dan malam.


Menghindarkan Sakit Jantung
Elakkan tidur pada waktu siang. Lakukan senaman sekurang-kurangnya 15 minit sehari.


Telinga Dimasuki Air
Jika telinga kiri anda dimasuki air, mengiringlah ke sebelah kiri. Lakukan juga seperti ini sekiranya telinga kanan anda dimasuki air.


Rawatan Anak Demam Panas
Ramaskan hingga keluar lendir, lima helai daun bunga raya, dua helai daun rambutan dan sedikit daun jambu batu dengan sedikit air. Sapukan pada dahi dan rambut anak.


Demam Panas
Ramas semangkuk asam jawa dengan beberapa kuntum bunga raya. Selawat sebanyak tiga kali kemudian sapukan ke kepala dan seluruh badan. Biarkan seharian.


Apabila Terkena Air Panas
Gosok perlahan-lahan bahagian yang melecur dengan air sabun mandi. Lakukan sehingga bahagian yang melecur tidak sakit lagi.


Bawang Putih Bunuh Kutu
Tumbuk tiga atau empat ulas bawang putih hingga lumat. Gaul dengan tiga sudu minyak kelapa. Lumurkan pada rambut rata-rata dan biarkan selama 15 minit. Kemudian sikat dengan penyikat kutu.


Bengkak Akibat Terjatuh
Campurkan asam jawa, garam dengan sedikit air. Sapukan ke tempat yang benjol atau bengkak. Dalam masa beberapa minit bengkak akan menjadi susut.


Mengurangkan Tekanan
Ubat untuk anda mengurangkan tekanan ialah dengan mengambil air kelapa muda. Campurkan dengan air perahan limau nipis. Minum dengan satu nafas sahaja.


Penawar Batu Karang
Didihkan sebatang pokok matahari bersama akarnya. Biarkan sehingga airnya tinggal kira-kira satu gelas. Setelah sejuk, tapis dan minum seperti air teh dan ulangi sehingga beberapa hari.


Elak Keracunan Udang atau Ketam
Sebelum memasak, rebus dahulu udang/ketam dengan sedikit arang kayu. Biarkan selama lima minit. Kemudian masaklah mengikut kesukaan anda.


Mententeramkan Jiwa
Cara untuk mententeramkan jiwa ialah dengan membaca al-Quran sekurang-kurangnya sekali sehari pada waktu malam atau pagi.


Bibir Pecah Akibat Kepanasan
Campurkan segelas air kelapa muda dan sebiji telur ayam kampung. Kacau sehingga rata. Selepas itu, minumlah ketika cuaca panas.


Hentikan Muntah
Muntah biasanya terjadi akibat salah makan. Ini akan menyebabkan badan penat dan terasa sakit. Langkah yang sebaik-baiknya ialah mengambil buah pelaga yang ditumbuk halus dan dicampurkan dengan air panas. Berikan kepada yang sedang muntah untuk diminum.


Bengkak Pipi Akibat Sakit Gigi
Tumbuk lumat segenggam daun bunga raya. Letakkan pada pipi yang bengkak. Biarkan sehingga sakit gigi lega.


Mencegah Penyakit Buasir
Melakukan senaman pada setiap pagi hari sebelum berjalan. Angkat kedua belah kaki anda ke atas dan kedua tangan anda di bawah punggung kedua-duanya. Kemudian tahan nafas ketika naik kaki ke atas dan lepaskan nafas ketika anda turunkan kaki. Kemudian ulangi tiga kali setiap hari. Mudah-mudahan sembuh.


Jika Terminum Racun
Minum air kelapa sebanyak yang boleh, kemudian segeralah dapatkan rawatan selanjutnya dari doktor.


Mengelakkan Kepedihan Ketika Mengupas Bawang
Mengupas bawang kadangkala memedihkan mata. Untuk mengelakkannya, rendamkan bawang tersebut terlebih dahulu. Kemudian barulah dikupas kulitnya.


Mengatasi Mual Ketika Mengandung
Jangan minum air lain setiap hari kecuali air suam.


Mengemukkan Anak-anak Yang Kurus
Jika anak anda kurus, cubalah rawatinya dengan memberi air beras yang mendidih. Amalkan memberi minuman ini selama seminggu.


Menghidap Barah Rahim
Untuk mengubati barah rahim, rebus dan minum air benalu teh yang tumbuh di dataran tinggi (750 meter dari aras laut). Amalkan selama tiga bulan.


Menghilangkan Rasa Gatal di Tekak
Perah tiga atau empat biji limau kasturi. Campurkan dengan sebiji garam jantan, minum tiga kali sehari.


Menghilangkan Angin
Caranya ialah dengan merebus buah mata kucing bersama halia dan gula melaka (ikut cita rasa anda). Apabila suam, minumlah airnya setiap hari. Lebih elok diminum selepas makan nasi.


Menghilangkan Kesan Gigitan Nyamuk
Bagi menghilangkan kesan daripada gigitan nyamuk dan menghilangkan gatal-gatal pada kulit, campurkan garam dan air, jangan biarkan garam itu terlarut. Kemudian sental garam tadi di bahagian yang kena gigitan. Selepas itu, anda tidak akan terasa gatal-gatal lagi dan kesan gigitan juga hilang.


Menyedapkan Suara
Jika suara anda mengalami gangguan, rawatilah dengan menyediakan secawan air pada waktu malam. Biarkan semalaman dan kemudian apabila bangun pagi, minum air tersebut tanpa perlu membasuh muka dahulu.


Merawat Hidung Berdarah
Layurkan sehelai daun sirih. Gulungkan menjadi kecil dan sumbatkan pada hidung yang berdarah. Pada waktu yang sama, ambillah ketulan ais lalu dibungkus ke dalam kain atau tuala. Kemudian letakkan di atas dahi.


Cengkam Kuku Yang Bernanah
Gunting cili di bahagian hujung cili kering. Kemudian salaikan pada api dalam tempoh lebih kurang lima saat, jangan sampai hangus. Selepas itu titiskan minyak perlahan-lahan ke bahagian kuku yang bengkak. Anda akan terasa panas dan sakit sedikit, tetapi hanya sebentar dan akan kembali seperti sediakala.


Sakit Kuning
Hiris nipis-nipis sedikit rebung. Kemudian rebus sehingga mendidih. Amalkan meminum air rebusan tersebut. Ulangi sehingga sembuh.


Hindari Bayi Dari Penyakit Kuning
Kadangkala bayi yang bbaru dilahirkan kelihatan kekuningan. Rebus daun bunga raya dan daun sirih dengan air kelapa. Kemudian mandikan pada bayi.


Kanak -kanak Sesak Nafas
Siang belut seperti ikan dan digoreng tanpa dibuang kulitnya. Berikan pada kanak-kanak yang mengalami sesak nafas.


Sesak Nafas
Campurkan satu biji telur ayam kampung dengan satu sudu kecil serbuk kopi. Parut dua biji bawang merah. Campurkan semua bahan tadi dengan satu liter air, kemudian minum setiap pagi sebelum sarapan.


Berkudis
Cara untuk menyembuhkan anda yang berkudis ialah dengan menumbuk daun inai dan kemudian tempekkan pada luka atau kudis tersebut.


Senang Bersalin
Supaya mudah bersalin, telanlah sebiji telur ayam kampung mentah setiap pagi seminggu sebelum waktu untuk melahirkan anak.
 

Bayi Selesema
Sapukan sedikit minyak kelapa pada hidung bayi. Biarkan kering. Jika tidak sembuh, dapatkan rawatan selanjutnya dari pakar/doktor.


Bengkak Kaki Waktu Hamil
Bersihkan taugeh besar, buang semua batangnya.Rebus di dalam kuali. Masukkan satu gelas air ke dalamnya. Apabila telah suam, minum airnya. Ulangi sehingga bengkak tersebut surut.


Resdung
Hiris tiga biji bawang merah. Ambil dua helai daun sirih dan secubit biji sawi. Masukkan ke dalam bekas bersama air mendidih. Kemudian wapkan ke muka anda. Amalkan selalu.


Suami Ketagih Rokok
Bantu suami berhenti menghisap rokok dengan memberikan tasbih. Setiap kali tangannya gatal untuk menghisap rokok, zikir menjadi gantinya.


Menghapuskan Bulu Roma
Ramas pucuk daun cili padi dengan kapur barus. Sapukan seluruh tangan atau kaki yang ditumbuhi bulu roma. Biarkan ia kering seketika kemudian bilas dengan air bersih.


Mengubati Kecacingan
Tumbuk beberapa potong pinang kering. Kemudian rendam dalam air panas. Campurkan dengan air panas. Minum setiap hari sehingga sembuh.


Cacing Kerawit
Kisar lobak merah dengan air masak. Kemudian tapis dan minum setiap hari.


Kurang Darah Akibat Kemalangan
Tumbuk dua kerat lempoyang sebesar ibu jari, sedikit kunyit hidup dan sedikit gula merah. Rebus dengan tiga gelas air.


Telinga Dimasuki Serangga
  1. Tutup hidung dan telinga yang tidak dimasuki semut. Hembuskan nafas sekuat-kuatnya sehingga serangga keluar.
  2. Masukkan minyak kelapa pada telinga yang dimasuki semut.
Tercekik Tulang
Kepal-kepalkan nasi, kemudian terus telan. Jika tidak berkesan, dapatkan rawatan seterusnya di hospital.


Menggemukkan Binatang Peliharaan
Campurkan hampas kelapa dengan tahi ikan bilis kemudian berikan pada binatang peliharaan untuk dimakan. Ini akan mengemukkannya.


Melawas Kencing
  1. Kisar dua potong nanas yang kurang masak dengan dua gelas air. Tapis dan minum dua kali sehari.
  2. Rebus secekak daun pegaga. Tinggalkan sehingga menjadi dua gelas air. Minumlah sekali sehari.
Mengubati Gelgata
  1. Layurkan beberapa helai daun sirih. Sapukan pada bahagian yang ditumbuhi gelgata.
  2. Hancurkan beberapa helai daun kunyit. Kemudian sapukan pada bahagian yang terkena gelgata.
Segarkan Saraf
Rebus daun serai wangi, daun pandan dan daun nangka. Biarkan airnya kering sehingga menjadi satu cawan. Amalkan meminumnya seminggu sekali.


Merawat Lelah
  1. Rebus beberapa biji bawang merah yang kecil sehingga lembut. Kisar dan tapis airnya. Minum seminggu sekali.
  2. Rebus sehingga lembut beberapa biji bawang merah kecil. Kisar sehingga hancur. Tapis airnya. Amalkan meminumnya seminggu sekali.
Sakit Disengat Lebah
Tumbuk asam jawa dengan sedikit air. Tampalkan pada tempat yang disengat lebah. Jika tidak sembuh, dapatkan rawatan lanjut dari doktor.


Berkhatan Cepat Sembuh
Rebus beberapa helai daun jambu batu dalam periuk kecil. Biarkan sehingga mendidih. Campurkan dengan air sejuk dan basuh kemaluan dengan air itu.


Kejang Perut
Tumbuk beberapa helai daun betik. Perah airnya dan minum sekali sehari. Amalkan seminggu dua kali.


Penawar Kencing Manis
  1. Cabut sebatang bunga matahari. Bersihkan dan potong kira-kira satu inci dari bahagian akarnya. Rebus sehingga airnya tinggal satu gelas sahaja. Tapis dan minum sekali seminggu.
  2. Kisar beberapa helai daun mengkudu sehingga lumat. Rebus sehingga airnya tinggal kira-kira secawan. Minum tiga hari berturut-turut.
Petua Mengelakkan Barah
  1. Minumlah air rendaman daun teh (hijau atau hitam, tetapi bukan herba) kerana ia mengandungi antioksidan. Ia boleh mencegah sel kanser daripada berkembang.
  2. Makanlah tomato kerana ia penuh dengan vitamin C, yang boleh membantu mencegah kerosakan sel.
  3. Makan kacang soya, kerana phytoestrogen di dalam kacang soya mungkin menolong melindungi daripada kanser payu dara dan prostat.
  4. Makan sayur brokoli, kobis, dan bunga kobis kerana sayur-sayuran ini mengandungi bahan melawan kanser. Juga mengandungi pelbagai zat yang lain.
  5. Campurkan halia dan bawang di dalam makanan kerana ia juga mengandungi bahan-bahan melawan kanser.
  6. Jangan ketinggalan memakan oren, lemon dan lain-lain bauh sitrus yang mengandungi bahan-bahan meransang sel-sel kebal membunuh kanser. Mengandungi vitamin C yang banyak.
  7. Jangan ketinggalan juga memakan anggur merah kerana ia mengandungi bahan yang menghalang pengeluaran enzim oleh badan yang digunakan oleh sel kanser.
  8. Makan makanan tinggi serat seperti beras yang boleh menolong mengurangkan risiko beberapa jenis kanser.
  9. Dapatkan omega - 3 asid lemak yang terdapat di dalam minyak ikan kerana ia membantu melawan kanser payu dara, prostat dan pankreas.
  10. Juga dapatkan hasil tenusu rendah lemak yang boleh mengurangkan risiko kanser payu dara, bawah usus, prostat, rahim dan pankreas.







 

Saturday, January 8, 2011

Panduan Asas Pengurusan Fail


Panduan Asas Pengurusan Fail
 
Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar panduan asas untuk pembaca memahami sistem surat dan fail yang biasa diamalkan di Organisasi dari masa kesemasa. Di dalam menyatakan pembentukan format fail yang baik perlu kepada beberapa aspek seperti berikut :- 

i) Nombor Fail
ii) Jenis Induk atau pecahan
iii) Tandatangan Pegawai Memohon. 

Kandungan Fail 

Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :- 

i) Kertas Minit
ii) Tali Fail
iii) Tajuk Fail
iv) Nombor Fail
v) Kad pengedar

Cara meminit surat :-

Semua surat-surat yang diterima hendaklah disusun mengikut susunan tarikh dan masa. Surat-surat tindakan jawapan pula seboleh-bolehnya mengikut tatatertib nombor folio iaitu menyusuli surat terima, setelah itu boleh dituliskan folio dan minitnya seperti peraturan berikut :- 

 i) Surat Keluar - Dakwat Hitam
ii) Surat Masuk - Dakwat Merah
iii) Odit - Dakwat Hijau
iv) Surat Dalaman - Dakwat Hitam

Penerimaan Surat Dalam Jabatan atau Luar Organisasi

a) Apabila surat sudah berada di tangan pegawai bertanggongjawab hendaklah membaca surat tersebut serta fahamkan isi kandungan dan pastikan surat itu lengkap dengan tandatangan, tarikh dan lampiran. Jika didapati tiada lengkap hendaklah ditolak penerimaan surat tersebut. Tidak Sah
b) Setelah itu semak samada surat itu ada kaitan dengan fail simpanan yang ada. Jika tiada hendaklah dibuka fail baru iaitu menyediakan nombor rujukan fail, tajuk dan lain-lain yang berkaitan dan direkod. Bagi surat yang ada mempunyai failnya ,maka bolehlah dimasukkan ke dalam fail dan seterusnya edarkan kepada yang berkenaan.

Cara Membuka Dan Mendaftar Fail Baru

Aktiviti ini hanya perlu dilakukan jika tiada fail untuk surat yang diterima atau perkara-perkara yang baru dan perlu dibuka fail baru :

a) Sediakan kulit fail baru dan lipatkan kulit fail mengkut kesan lipatan.
b) Gunakan penebuk lubang. Tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang fail.
c) Kemudian masukan tali hijau melalui tebukan yang tadi itu.
d) Setelah itu masukkan kertas minit ke dalam fail bahagian kiri, setelah ditebuk lubang pada kertas minit. Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari tepi di kedua-dua penjuru atas.
e) Selepas itu berikan nombor failnya.
f) Semua surat-surat hendaklah diletakan di sebelah kanan dalam fail. Bagi sistem dwi fail, anda perlu meletakkan fail masuk sebelah kanan dan surat keluar sebelah kiri folder.
g) Tuliskan juga catitan ringkas pada kertas minit.
h) Tuliskan juga tajuk fail.
i) Disamping itu juga kad pengedar hendaklah dimasukkan bersama.

Rekod Pergerakan Fail 

a) Catitkan dalam kad pengedar bilangan tarikh dihantar dan kepada pegawai mana dihantar.
b) Catitkan juga keterangan pergerakan fail pada permukaan depan fail di ruangan yang disediakan.
c) Kemudian barulah boleh fail itu diserahkan kepada pegawai berkenaan dengan merekod di dalam kad pergerakan fail.

Mendaftar Fail Sampul Kecil (Sub-Jacket) 

a) Baca surat yang diterima, jika didapati fail yang asal digunakan oleh pegawai lain, buka sub-jacket baru dengan memberi tindakan seperti mana pendaftaran fail asal.
b) Catitkan juga atas kertas minit, sebab-sebab di sampul kecil ini perlu dibuka.
c) Apabila fail asal telah diterima semula masukkan fail sub-jacket ini kedalam fail tersebut dan berikan satu folio baru pada sub-jacket itu kpeada fail asal tadi dan minitkan.

Penyelenggaraan Fail

Mana-mana kulit fail yang lusuh dan perlukan diganti dengan baru,maka tindakan berikut perlu dibuat :-

1) Periksa keadaan fail semasa dalam pergerakannya, jika didapati lipatannya koyak, kotor dan didapati perlu diganti baru hendaklah dilakukan dengan : -
1.1) Mengeluarkan segala kandungannya, kemudian gantikan dengan kulit fail baru.
1.2) Sesudah itu,salin semula nombor fail dan tajuk fail dan semua maklumat yang terdapat di kulit fail tersebut.
1.3) Kandungkan semula segala kandungan kedalam fail berserta dengan kertas minitnya.


Menutup Dan Menyimpan Fail-Fail Yang Tidak Memerlukan Apa-Apa Tindakan Lagi (Fail Mati) 

a) Pastikan kandungannya benar-benar tidak mempunyai perkara yang perlu diambil tindakan. Perkara ini boleh dipastikan dengan mendapatkan pengesahan dari pengguna atau pegawai bertanggungjawab. Setelah disahkan barulah boleh fail tersebut ditutup.
b) Simpan fail-fail lama mengikut Kumpulan dan siri nombor failnya..
c) Ubah siri nombor mengikut susunan serial yang bersesuaian seperti contoh 30/0001 (30 adalah kod kumpulan dan diikuti nombor sirinya).
d) Rekod hendak dibuat berasingan dengan daftar aktif dan memansuhkan rekod ini dari fail daftar aktif.

Sistem Simpan Dalam Perhatian (SDP) 

i) Apabila terima fail untuk SDP, semak arahan untuk SDP.
ii) Catitan arahan dalam kertas minit, seperti nama, jawatan pegawai yang mengarahkan SDP itu.
iii) Masukkan dalam pigeon hole atau tempat simpanan bagi tarikh yang berkenaan. Pigeon hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap satu lohong ditarikhkan secara mulai dari 1hb hingga 31hb.
iv) Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang dimaksudkan itu dari pigeon hole.
v) Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum daripadanya dan berada pada pegawai-pegawai atau sebaliknya, jika didapati tiada, semak dalam doket pergerakan (kad edaran fail) untuk mengetahui fail berada di mana atau pada siapa. Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail tersebut bolehlah diserahkan semula kpeada pegawai yang memerlukan, catitkan juga didalam gerakan fail tersebut.

Pengurusan Rekod

Kajian tahunan hendak dilakukan keatas rekod semasa dan tindakan berikut perlu diambil.

a) Setelah dibuat kajian, hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan sediakan satu senarai untuk rekod-rekod tersebut. Sebagai panduan rekod kurang aktif tidak dibuat rujukan lebih dari dua kali setahun.
b) Sesudah selesai kerja diatas, pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif kebilik fail yang berasingan, dimana seringkali diletakkan diatas rak yang tersusun.
c) Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau lama hendaklah dikaji semula, samada disimpan lagi atau dibuat proses pemusnahan fail-fail jika tidak mempunyai nilai-nilai.

Float File Pegawai 

Tiap-tiap pegawai perlu mempunyai float file sendiri untuk tujuan rujukan persendirian. Bagi Organisasi yang mengamalkan sistem fail berpusat, fail float jabatan hendak dibina selari dengan kod fail pusat dan juga pegawai boleh membuat float persendirian mengikut keperluan organisasi dan tanggungjawab.

Kegagalan Memulangkan Fail  

Adalah perlu diawasi bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta pgawai terbabit menandatangani penerimaan fail berkenaan. Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.

Jenis Dan Pengelasan Fail 

i) Fail Rahsia - Warna merah
ii) Fail Sulit - Warna Hijau
iii) Fail Peribadi
iv) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu
v) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
vi) Fail Am (terhad) - Warna putih
vii) Sampul Kecil - Warna putih

Fail Peribadi Pegawai/Kakitangan
  
Organisasi hendaklah mengadakan fail-fail peribadi pegawai / kakitangan dengan menggunakan jenis fail peribadi. Jika organisasi besar, fail peribadi perlulah diadakan di Unit Pentadbiran disamping jabatan / seksyen.

Fail Am 

Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan am, hendaklah menggunakan fail am.

Fail Rahsia

Khas digunakan untuk tindakan surat-surat serta tindakan sulit pengurus, pegawai kanan yang terlibat dengan polisi.

Fail Sulit 

Khas digunakan untuk tindakan perkara perkara yang tidak membahaaya keadaan jika maklumat yang disimpan itu bocor.

Fail Sampul Kecil 

Untuk surat-surat biasa yang dismpan untuk sementara waktu sehingga fail asal dijumpai atau dikembalikan.



Sistem Mengenal Kod Fail

Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut :-
i) Nama Kod Pendek Organisasi
ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
iii) Tajuk Indek Perkara Utama.
iv) Perjenisan Perkara kedua.
v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya 

Contoh XXX/2.04/i -1 
XXX = Nama Kod Organisasi
/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama 
  
Cara Kendalian Sistem Fail 

Semua surat keluar perlulah menggunakan fail dan pastikan semua surat yang dikendalikan adalah selaras dengan tajuk fail yang dimaksudkan,dengan cara ini memudahkan mengesan surat-surat berkaitan pada masa akan datang. 

Sistem Rekod Berkomputer 

Bagi organisasi yang menggunakan sistem berkomputer, hendaklah memastikan semua kandungan surat perlu ada di dalam data komputer bagi memudahkan jejak surat dilaksanakan. Di pasaran terdapat juga jenis optical scanner dimana susun atur data capture hendaklah selaras dengan fail fizikal yang ada.

National Archives Act,1966 for Malaysia 

Bagi rekod-rekod yang memerlukan simpanan di Arkib Negara, rekod-rekod boleh dibuat rujukan dengan berdasarkan Akta dimaksudkan. Bagi rekod-rekod kerajaan, rujukan boleh dibuat kepada Arkib Negara untuk mendapatkan maklumat lanjut.

Friday, January 7, 2011

Selamat Hari Lahir Untuk Bulan Januari

Kami dari Unit Pusat Sumber Dan Dokumentasi, Cawangan Pentadbiran, Jabatan Bomba Dan Penyelamat Malaysia ingin mengucapkan SELAMAT HARI LAHIR untuk bulan Januari kepada semua kakitangan Jabatan Bomba Dan Penyelamat Malaysia. Semoga anda semua panjang umur dan dimurahkan rezeki.


Thursday, January 6, 2011

Pelancaran Blog Baru Perpustakaan !!!











Kini, blog Perpustakaan Anjung Ilmu telah dilancarkan pada 5 Januari 2011 !!! Anda boleh mengetahui banyak maklumat mengenai perpustakaan. Kami juga ada menawarkan perkhidmatan "chat" dan aplikasi "Guestbook" untuk memudahkan anda berkomunikasi dengan kami. Blog kami juga telah dimasukkan di dalam laman web bomba :-

http://www.bomba.gov.my
http://perpustakaanjbpm.blogspot.com 



Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...